Komunikasi adalah proses penyampaian informasi atau maksud dari seseorang kepada orang lain melalui isyarat, kode atau symbol yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Komunikasi itu dikatakan efektif apabila telah diperoleh jawaban, reaksi, atau respons sebagaimana diharapkan oleh si pengirimpesan. Jadi dalam kenyataannya, komunikasi tersebut adalah pertukaran ide, gagasan atau informasiyang bersifat dua arah.
Hendaknya selalu diingat bahwa komunikasi adalah sebuah proses emosi dan sangat pribadi. Dalam banyak hal adalah mungkin kekurangan komunikasi yang baik bukan terlibat pada media atau mekanisme komunikasi, akan tetapi pada komunikator. Komunikator harus menyadari tidak hanya mengenai media komunikasi, tapi juga, dan mungkin yang lebih penting, adalah dengan reaksi emosional, sikap, dan perasaan pegawai, yang memainkan peranan penting dalam program pengembangan komunikasi.
Dalam melaksanakan tugasnya sehari-hari seorang supervisor akan selalu berkomunikasi dengan berbagai pihak, baik tamu-tamu hotel, atasan,kolega maupun dengan bawahannya. Bahkan suatu hasil penelitian menyebutkan bahwa tidak kurang dari 80% waktu supervisor itu digunakan hanya untuk berkomunikasi saja. Dengan demikian kecakapan dalam berkomunikasi merupakan suatu syarat penting bagi keberhasilan seorang supervisor dalam melaksanakan tugasnya.
Pertemuan-pertemuan kelompok kecil. Pertemuan-pertemuan resmi dengan para manajemen menengah, supervisor, dan para pegawai hendaknya dijadwalkan secara berkala untuk menyampaikan pentingnya jalur-jalur komunikasi yang tetap terbuka. Dalam pertemuan-pertemuan kelompok kecil difasilitasi komunikasi dua arah, bagi pegawai dapat menyampaikan pertanyaan-pertanyaan dan didiskusikan secara bebas.
Dunia semakin cepat berubah, dalam dua dasawarsa terakhir perkembangan teknologi sudah demikian pesatnya memberikan dampaknya yang menyentuh segala aspek kehidupan manusia. Salah satu hal yang berkembang sangat pesat dan menjadi pemicu dari perkembangan yang ada adalah komunikasi dalam perkembangan terakhir dimana dunia informasi menjadi sangat penting dalam aspek kehidupan, maka komunikasipun akhirnya tidak dapat ditawar lagi dan menjadi bagian yang sangat penting dalam melengkapi kehidupan manusia.
Metode, fasilitas dan perangkatnya pun sudah berkembang maju sedemikian modernnya sehingga sekarang dunia seakan tidak ada batas lagi, manusia dapat berhubungan satu-sama lain dengan begitu mudah dan cepatnya.
Komunikasi adalah sebuah proses interaksi untuk berhubungan dari satu pihak ke pihak lainnya, yang pada awalnya berlangsung sangat sederhana dimulai dengan sejumlah ide-ide yang abstrak atau pikiran dalam otak seseorang untuk mencari data atau menyampaikan informasi yang kemudian dikemas menjadi sebentuk pesan untuk kemudian disampaikan secara langsung maupun tidak langsung menggunakan bahasa berbentuk kode visual, kode suara, atau kode tulisan.
Berkomunikasi Secara Efektif dan EfisienBegitu kompleksnya hal dan permasalahan yang lalu-lalang dalam lalulintas informasi yang ada sekarang ini, akhirnya menuntut adanya suatu cara-cara atau sistim berkomunikasi yang efektif dan efisien,sehingga memerlukan proses penterjemahan sehingga terkadang arti dan makna pengertian-pengertian yang ada tidak dapat ditransfer secara keseluruhan secara menyeluruh. Oleh karena itu dibutuhkan kemampuan berkomunikasi yang efektif dan efisien , yang membutuhkan kemampuan-kemampuan tambahan seperti adanya kemampuan berbahasa yang memadai dan berimbang .
Dengan adanya kemampuan tambahan tersebut dan disertai pengalaman serta teknik berkomunikasi yang baik, lancar dan sopan, maka diharapkan seorang dapat berkomunikasi secara efektif dan efisien serta dapat diserap oleh penerimanya dengan tepat dan benar serta padat dan singkat.
Bila ditinjau dari segi media yang digunakan dalam berkomunikasi,maka dapat dibedakan beberapa bentuk komunikasi :
• Tertulis seperti memo,surat,laporan,bulletin,kuesioner,manual,formuliir dan sebagainya. Kelebihan dari bentuk ini adalah adanaya bukti tetulis yang dapat digunakan sebagai acuan atau alat pembuktian setiap saat dibutuhkan.
• Lisan, yaitu komunikasi baik langsung bertatap muka antara pihak-pihak yang berkepentingan, melalui telepon atau media rapat (pertemuan).kebaikan dari komunikasi lisanini adalah adanya kesempatan mengulang kembali pesan yang ingin disampaikan agar dapat lebih dipahami dengan baik.
• Non verbal, yaitu komunikasi dengan isyarat-isyarat atau kode-kode tertentu yang dapat dipahami oleh kedua belah pihak seperti gerakan anggota badan, gerakan badan, ekspresi wajah dan lain-lain.
Papan Pengumuman. Papan pengumuman digunakan hampir oleh semua perusahaan juga sebagai alat agar pegawai selalu mendapatkan informasi. Agar menjadi alat komunikasi yang paling efektif, haruslah cukup tersedia sejumlah papan-papan pengumuman untuk menarik perhatian semua pegawai, komunikasi harus tetap terbaru, dan baik manajemen maupun para pegawai haruslah terus menerus didorong untuk menggunakan papan-papan tersebut.
TUJUAN DAN SASARAN KOMUNIKASI
Komunikasi yang efektif merupakan persyaratan bagi suatu organisasi yang dapat melaksanakn fungsinya dengan baik. Tujuan atau sasaran yang ingin dicapai melalui komunikasi efektif ini adalah :
• Untuk menyampaikan atau menerima pesan atau infomasi yang diperlukan.• Semua pihak dapat memahami keadaan atau situasi yang dihadapi.
• Memberikan dorongan, semangat, dan motivasi kepada staff untuk bekerja lebih giat.
• Untuk dapat menjabarkan kebijakan organisasi dengan baik kepada semua pihak.
• Untuk melasanakan proses pendelegasian wewenang lebih baik.
Dilain pihak, komunikasi yang kurang efektif dapat menimbulkan beberapa akibat seperti :
• Menurunnya produktifitas.
• Timbulnya kelalaian.
• Tugas dan tanggung jawab yang tumpang tindih.
• Menurunnya kerja sama dan moral kerja karyawan.
Hambatan-Hambatan Komunikasi
Dalam praktek berkomunikasi biasanya seseorang akan menemui berbagai macam hambatan yang jika tidak dapat ditanggapi dan disikapi secara tepat akan membuat proses komunikasi yang terjadi menjadi sia-sia karena pesan tidak tersampaikan atau yang sering terjadi adalah terjadinya penyimpangan. Adapun hal-hal yang sering terjadi adalah karena ketidakmampuan seorang penyampai pesan dalam:
• Berkomunikasi sesuai tingkatan bahasa para pendengarnya.Seorang pedagang makanan yang hanya lulusan SMP tentunya akan kesulitan mengerti pembicaraan seorang sarjana teknik yang berbicara menggunakan istilah-istilah tekniknya.
• Mengerti keinginan arah pembicaraan dari para pendengarnya.Sekelompok remaja SMA tentunya wajar jika tidak tertarik pada pembicaraan mengenai permasalahan bagaimana merawat dan mendidik balita yang disampaikan seorang ibu rumah tangga.
• Mengerti kelas sosial para pendengarnya.Sekelompok petani didesa tentunya tidak mengerti dan tidak tertarik pada pembicaraan seorang pialang mengenai perdagangan saham.
• Memahami latar belakang serta nilai-nilai yang dipegang teguh para pendengarnya.
Seorang ahli presentasipun akan sangat kesulitan menembus dan merubah "kekebalan" (kekeras-kepalaan) pendapat seorang individu apalagi kelompok masyarakat yang mengkonsumsi makanan pokok nasi menjadi gandum, kentang atau lainnya walaupun didukung "bukti-bukti dan alasan yang kuat dan benar".
• Pesan atau informasi yang ingin disampaikan tidak begitu jelas atau lengkap.• Pemilihan media yang kurang tepat sehingga pesan atau informasi tersebut sulit dipahami.
• Waktu, tempat serta lingkungan dimana komunikasi tersebut dilakukan kurang tepat.• Adanya hambatan psikologis dari pihak-pihak yang berkomunikasi : sikap,prasangka,persepsi,nilai,motivasi,harapan.
• Kondisi fisik dan mental daripada pihak-pihak yang berkomunikasi kurang baik.Bagaimana dan seperti apa sudut maupun cara pandang seseorang terhadap apa yang didengar, dilihat atau dimengerti sangatlah di bentuk oleh latar belakang dan pengalaman pribadi perorangan.
